意味のあるミーティングにしよう！効率的に進めるための8つのポイント

みなさんは良いミーティングをできていますか？

社会人も学生も、規模ややり方は違えど日常的にミーティングを行っていると思います。
しかし、全員から意見が出なかったり、そもそもの目的が果たせず、参加者の時間が無駄になってしまったという経験は、多くの人が心当たるのではないでしょうか。

グッドパッチでは、毎日ほぼ全ての会議室が満席になるほど多くのミーティングが行われているため、ミーティング経験豊富なメンバーも多いです。

今回は、そんなメンバーに聞いて得た良いミーティングを行うためのポイントをご紹介します。

良いミーティングとは

そもそも「良いミーティング」とは何でしょうか。

一言で「ミーティング」と言っても、意思決定やアイディエーションのためなど目的はさまざまです。なので、その定められた目的に沿っていることが大前提です。

さらにほとんどの場合、ミーティングが終わった時点でネクストアクション（誰が、いつまでに、何をするのか）が決まっていることが理想です。
定めた目的が達成され、その場に参加した全員の次の行動まではっきりするミーティングこそ「良いミーティング」と言えるでしょう。

では、目指すべき「良いミーティング」を定義したところで、実際に意識するべきポイントをみていきましょう。

意識するべきポイント

1. 事前準備を怠らない

ミーティングを有意義なものとするためには、事前準備が最も重要です。そのために必ずアジェンダを用意しましょう。ご紹介する他のポイントを意識しながら、前もって準備できることは全て準備しておきましょう。

規模が大きい重要なミーティングの時などは、より円滑に進めるために事前に主要な参加者と打ち合わせをしておくとよいでしょう。もしあなたがそのミーティングをリードする立場なら、予めどのように進行したいのかを理解してくれている味方を作っておくことも大切です。

2. 目的・ゴールの共通認識をもつ

繰り返しになりますが、ミーティングは何かの目的を果たすための手段です。なので、何のためにそのミーティングが行われるのかをしっかりと把握しておくことが重要です。全員がそのミーティングの意味、位置づけを理解し、そのミーティングが終わった後にどうなっていたいのかをイメージできる状態にしましょう。

よくありがちなのが、定期的に行われるミーティングにおいて、ミーティングをすることが目的になってしまうパターンです。定期的に繰り返しているうちに、そのミーティングの本来の目的があやふやになってしまうことが原因として挙げられます。

慣れたメンバー、状況の時こそ目的を常に意識し続けましょう。

3. 基本的に30分以内で行う

一般的にミーティングや会議は、「30分より長く続けたところでだらだらと時間が過ぎるだけ」と言われています。参加者が集中して取り組むためにも、長時間にわたるミーティングは避けましょう。どうしても長引いてしまう場合も、途中で休憩を挟むことが重要です。

短い時間で終えるために、事前に資料を配布して目を通した状態で参加してもらうなど、全員でやる必要のない個人の作業は済ませた状態で集まることが望ましいです。そのためにも、アジェンダの配布するタイミングには気を使いましょう。アジェンダを配布したところで、読んでもらう時間がなければ意味がありません。

4. 参加者は必要最小限にする

ミーティングには、本当に必要な人のみをアサインするべきです。参加者が多すぎると、意見がまとまりづらくなり議論の質が下がるだけでなく、時間調整も複雑になってしまいます。必要と思っていた人でも、実は後で議事録を見てもらうだけで済むような場合もあります。参加者はよく考えて選びましょう。

企業によってミーティングのルールは違いますが、人数を最小限にするというルールはAppleやGoogleを始め、多くの企業で徹底されています。

5. 座る位置を工夫する

座り方1つでも、そのミーティングの雰囲気は左右されます。対面で座ると人対人になるので、緊張感が生まれやすくなります。ホワイトボードやモニターが前にあると全員が同じ方向を向くため、課題対人になり発言がしやすくなります。円状に座れば対面が存在しないので和やかになるでしょう。

このように座り方1つでもそのミーティングの雰囲気は変わります。そのミーティングの目的や参加者によってどういった座席配置が適切なのかを考えましょう。

グッドパッチでは、座席の配置が違うさまざまな会議室があります。

6. 議事録をとる

議事録は必ずとりましょう。ミーティング終了後に完成している議事録には、そのミーティングでの決定事項やその後に行うべきネクストアクションが書かれているからです。議事録に書かれていることは、参加者との合意がとれていることの証明にもなります。

さらに、その議事録を誰が見るかによって記すべき内容も変わってきます。
参加者がミーティングを振り返ることが目的の議事録には、決定事項だけを書いていけば良いですが、その場に参加していなかった人にも見てもらう場合は、決まるまでの経緯や発言者が誰なのかまでを記述する必要があります。

議事録にも目的意識をもって作成しましょう。

7. 決定事項は可視化する

議論が進んでいくと、何が決まっているのかがわからない状態になってしまうことがあります。自分の発言でも、時間が経つと忘れてしまうこともあるでしょう。それを防ぐために、決定事項やその時決めようとしている事柄をどんどん可視化していきましょう。

モニターやスクリーンに議事録を映し出したり、ホワイトボードや付箋を有効活用することで、全員が進捗や決定事項を常に見えるようにしましょう。グラフィックレコーディングという手法も、リアルタイムに可視化できるというメリットがあるため、取り入れてみてはいかがでしょうか。

8. 全員が発言する

意見を出さない人がいるという状況は生産性を下げてしまいます。

もし発言しない人がいる場合、意見を出しにくい雰囲気になってしまっている可能性や、そもそものアサインが間違っていた可能性を考えるべきです。
自分より偉い人や知識が深い人がいると、意見を出しづらいだけではなく、その人たちが発言した内容に引っ張られてしまうことがあります。

その対策法として、付箋に意見を書き出して前に張り出してから議論するワーク方式があります。
付箋に自分の意見を書くことは1人で行う作業なので、周りを気にしなくて済みます。その後、その付箋をまとめて貼り出すことで意見が発言者の手元を離れるため、その意見に匿名性が出て平等に意見を扱うことができます。

今回はミーティングを効率良く進めるためのポイントを8つご紹介しました。

ミーティングの目的は多様であり、全てに合う完全な方法論はありません。
なので、ミーティングごとに最適な方法を選ぶことが重要です。
その際に、この記事がヒントになれば幸いです。

人や時間を無駄にしない、良いミーティングを行っていきましょう。

Goodpatchは、今回取り上げたミーティングに限らず、デザイン組織や企業文化の構築支援など、さまざまなお手伝いをしております。ご興味のある方や、課題感をお持ちの方は、こちらからお気軽にお問い合わせください。