最適なプロジェクト管理方法がわかる!おすすめのガントチャートとカンバンの運用方法

日々の業務において、スケジュールやプロジェクトの日程・進捗管理は重要です。プロジェクトが非効率的に進んでいく要因として、タスク管理を行うツールや担当者が明確化されていないという課題があります。また、仮にExcelをタスク管理ツールとして運用した場合にも、見づらいなどの要因から、逆に仕事が非効率的になるという不満が渦まくことも少なくありません。

誰が何をどこまで遂行したのかが把握できず、暗闇の中でプロジェクトが進んでいく・・・そんな経験を一度はしたことがあるのでは?

本記事では、プロジェクト進行やマネジメントにおいて、そのような課題を抱えているプロジェクトマネージャーやメンバーが使えるおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。これらのツールをプロジェクトで上手く使いこなして、業務効率化を測りましょう!

世界中で人気を集めているタスク管理ツール

世界にはさまざまなタスク管理ツールがありますが、自社のプロジェクトに最適なツールを選ぶには、ツールの用途や機能性を把握した上で選ぶことをおすすめします。ここで紹介するのは「かんばん」や「ガントチャート」といったポピュラーなプロジェクト管理ツール。

かんばん

トヨタの生産方式から生まれた「かんばん」。いつどこで誰が何をするのかが書かれたカードをタスクごとに作成し、タスクが終了するとともにカードをアーカイブしていくことで、素早く生産性の高い仕事ができます。

ガントチャート

プロジェクトマネジメントやタスク管理のための棒グラフ状の表のことで、各プロジェクトメンバーの進捗状況を表すために用いられます。

Asana

かんばんと言えば、まずはじめに挙げておきたいのがAsana。FacebookやSpotify、Airbnb、Paypalなど数々の超有名企業が愛用していると聞くと、信頼性も高いですよね。かんばんとカレンダーをスイッチしながらタスクを可視化できるAsanaは、複数の人で実施するプロジェクト向き。無料プランでは15人までのチームメンバーとワークをシェアすることができます。

かんばんが大きく見やすい点も、使い心地がよく業務が捗りそうです。かんばんにはLikeボタンやコメント機能があり、メンバーとカジュアルにコミュニケーションをとることができます。メールでコミュニケーションをとるよりも、実際にFacebookなどのSNSを使って会話をしている感覚になります。機能は多いのですが、白を基調とした見やすいUIなので、慣れると感覚で使えるようになり、気持ちの良いタスク管理ができそうです。

さらに、Asanaの連携機能を使えば、SlackやGoogleカレンダーなど数々のツールと連携可能になります。InstaganttというAsanaと連携してガントチャートを加える拡張機能もあるので、ぜひ試してみてくださいね。

Instagantt

実際のプロジェクトでの利用の仕方はこちらの記事で紹介しています。

「プロジェクトをデザインする」ということ。タスク管理について、プロジェクトマネージャーに聞いてみた【後編】

Trello

国や企業規模を問わず、さまざまなプロジェクトで活用されているTrello。2011年のローンチの翌日に5万人のユーザーを獲得したそうです。

Asanaよりもかんばんにフォーカスしている点と、日本語対応もしていることから、国内でも愛用している企業は多いはず(日本を含めて21ヶ国語に対応しているというのも驚きです)。Asanaと異なるのは、比較的少人数のプロジェクト向きなこと。カレンダーのような機能はなく、かんばんに特化したツールなので、個人のタスク管理に使うこともできます。タスクを緊急度や重要度をもとに、上下左右に簡単に並び変えることができるのも、Trelloの強みです。

もちろん複数人で使うこともできますが、その場合は拡張機能を追加することをおすすめします。複数の指標を使うことでタスクがより見やすくなり、生産性が上がるでしょう。Trello Inspirationを参照すれば、使い方の参考になるボードがたくさん見れます。

また、Asanaと同様に、Elegantt for TrelloというTrello専用のガントチャート拡張機能を追加することもできます。

Elegantt for Trello

Elegantt for Trelloを使えば、かんばんという1つの指標でしかタスクが可視化できなかったTrelloに、新たなビジュアルを加えられます。全体のスケジュールをカードで把握するだけでなく線で見ることで、より長期的なプランを見据えて作業ができますね。

Quip

Trelloはタスクの進捗管理を行うツールとして優れていますが、コメント機能に気づくことが困難な点が課題として挙げられます。チャットをより重視するのであれば、Quipを使うことをおすすめします。

Slackを使ってログインすれば、過去の社内プロジェクトの履歴にアクセスすることができるので、引き継ぎなども容易にできます。タスク管理をするボードのすぐ左には、リアルタイムでチャットできる機能があり、ページを推移しなくてもチャットとタスク管理が同時にできます。

また、一番の強みとしては、Salesforceのデータリンクやスプレッドシート作成がAppを使って簡単にできること(2016年に約830億円でSalesforceに買収されています)。このツール1つで全てを完結できると言っても過言ではありませんね。

JIRA

JIRAは有料ですが、その機能性は抜群です。Trelloを提供するATLASSIAN発のサービスであることも人気が高い理由の1つ。かんばんやスクラム機能に加え、チームのパフォーマンスを可視化するアジャイルレポート機能(チームの生産性をパイチャートなどで可視化したもの)があります。

このような機能が多く複雑でありながら、全てを1つの場所で完結できるツールは、エンジニアやデザイナーのいるプロジェクト向き。開発ツールとの統合もできるので、エンジニアには特に嬉しいプロジェクト管理ツールですね。

easyGantt

ガントチャート機能にフォーカスしたeasyGantt。日月年ごとにチャートの見方を変えられるところも便利。ガントチャートに特化しているので、かんばんやカレンダーが特に必要なく、ガントチャートだけでタスク管理をしたい人におすすめ。機能は最低限必要なぶんだけを選択する方が生産性を向上できます。

Teamgantt

UIがシンプルでわかりやすく、はじめて使う人も安心なTeamgantt。1つ1つの細かいタスクではなく、全体のスケジュールを把握したい人におすすめです。Trelloと連携もできるので、Trelloで細かいタスク管理を行い、全体スケジュールをTeamganttで確認するといった運用の仕方もできます。

Wrike

Wrikeは、Webデザインやあらゆるデザインプロジェクトに適しています。かんばんとガントチャートに加え、ダッシュボードも美しく、様々な指標からタスク管理ができます。

さらに、Adobeソフトウェアとの連携も簡単にできるのが強みです。最新バージョンのファイルをストレスなく簡単にプロジェクトメンバーと共有することができるので、デザイナーにとっては嬉しいツールですね。

Paymo

Paymoはかんばんやガントチャート、カレンダーを簡単に行き来することができるプロジェクト管理ツール。ダッシュボードでは、稼働時間などを正確に把握できるので、業務効率化を測るには最適です。

さらに、Paymoの機能に簡単にアクセスすることもできます。領収書を発行し、クライアント先にそのまま提出したり、検索ボタンで支払履歴を確認できることが特徴。金銭面でのやり取りが多いクライアントとのプロジェクトにおすすめです。

dapulse

dapulseはガントチャートとカンバンを同じページで見ることができる、QuipのUIをよりシンプルにしたようなツール。ツール選びの際に留意したいのは、多機能だからといって、プロジェクトに適しているとは限らないということです。dapulseにはテンプレートが用意されているため、はじめてタスク管理ツールを導入する会社にとっても導入コストが低いツールだと言えます。メディアの運用などエンジニアやデザイナーが関わらないプロジェクトにおいては、できるだけ無駄な機能を省いた、UIがシンプルなツールを選ぶと良いでしょう。

プロジェクトに最適なタスク管理ツールを選択しよう

今回取り上げたタスク管理ツールを主観でグラフ化してみました。プロジェクトの内容や規模感によって、選択するツールも変わりそうです。プロジェクトマネージャーの役割は、仕事のスケジュールを予算の制約と兼ね合いながら調整していくこと。いつまでに何をするべきかをガントチャートであらかじめマイルストーンを引いておく。さらにタスクをブレイクダウンしてかんばんに書き出し、その都度整理していく。この工程をうまく運用することが、目的達成への近道となります。

本記事であげたタスク管理ツールはほんの一部にすぎません。おすすめのタスク管理ツールは、他にもCapterraの2017年9月に出した統計で見られます。また、本ブログではタスク管理・生産性向上のためのノウハウも多数記載しています。あわせてご覧下さいね。

生産性を上げるためのタスク管理術

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ABOUTこの記事をかいた人

keika

’94年生まれ。中国と日本のハーフで、1歳から18歳までを中国・上海で過ごす。2016年にロンドンで写真・デザインを学ぶ。グッドパッチが注力しているFintechと、国外のデザイン組織情報を中心に発信。

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