生産性向上につながる！おすすめ仕事効率化アプリの応用術
仕事やプライベートの時間をなんとなく過ごしていると、知らないうちに無駄なことに時間を費やしていたり、何かを思い出そうとしても思い出せないということがありますよね。
今回は、日々の作業を可視化して効率化できる「タスク管理アプリ」や、ブックマーク保存や情報集約ができて生産性向上につながる「情報集約アプリ」をご紹介します。どんな職種の人でも取り入れやすい生産性向上・仕事効率化アプリを取り上げているので、ぜひ活用してみてください。
タスク管理アプリ
普段タスク管理をする際に、「Googleカレンダーを使う」という人も多いのではないでしょうか。しかし、表示方法が少ない・行うタスクに優先順位がつけられないなどの課題もあります。ここでは、Googleカレンダーと併用もしくは代替することで仕事効率化が測れるアプリを、使い方やTipsと共にご紹介します。
Trello
国や企業規模を問わず、さまざまなプロジェクトで活用されているTrello。Goodpatch Blog編集部もTrelloで記事の進捗管理をしています。個人プロジェクトから長期にわたるグループプロジェクトまで、多様な場面において活躍します。カスタマイズがしやすくプロジェクトにあった使い方ができるのも、Trelloの特徴の1つです。
Trelloの特徴
- プロジェクトごとにボードリストを作成できます。個人のボードリストを作成して、個人タスクを管理することも可能です。
- ボードリストを作成した後は、ボードリストにリストを追加できます。リストは日付ベースで分けても、タスク名ベースで分けても良いでしょう。プロジェクトによってメンバーが見やすい方法でリストを作成しましょう。
- 各リストには、カードが追加できます。リストで作成した項目をさらにブレイクダウンしましょう。カードには「担当者」「日付」「詳細説明」などを追加できます。コメント機能でメンバーとやりとりもできます。
個人のタスクを1つのボードリストで管理して、それをさらに期日が近づいたタイミングでプロジェクトで活用しているボードリストへ移行することもできます。使い方は何通りもあります。口頭やメモで期日やメンバーのアサインを行うよりも、はるかに効率よくタスクを進めることができますよね。また、自分がアサインされた時にはメールで通知が送られてくるため、うっかりタスクを見逃すリスクも防げます。カードカラーが付けられるChromeの拡張機能を使えばさらに見やすくすることもできますよ。
IFTTT
あなたが日々使っているアプリを相互に紐付けたり、連携させたりできるIFTTT（If This Then That）。例えば、「Instagramで投稿した画像と同じ投稿をTwitterにも載せる」や「Facebookでタグづけされている写真をiOSフォトアルバムにタグ付けする」など多数のアプレット（他のアプリケーションの中に組み込まれるミニプログラムのこと）がレコメンドされます。仕事でもプライベートでも、SNSツールの使い分けが面倒だと感じている人は多いのではないでしょうか。そんなアプリ利用の効率化を測りたい人にオススメです！
IFTTTの特徴
- Discoverではカード式UIで気になるアプレットを見つけることができます。好きなものを選びましょう。
- 現在は、英語のみ対応しています。
- 自社ブログでも新しいアプレットを定期配信しています。
アプリ間の連携を高めることで、二重の動作を防ぐことにつながります。SNS系だけではなく、「天気予報を毎朝7時に配信する」などもあるので、仕事だけでなくライフスタイルの効率化も測れますよ。
aTimelogger
優れたデザインで日々のタスク管理ができるaTimeLogger。今回ご紹介するのはそのver.2です。月額600円かかりますが、その見やすさは抜群です。1日の行動を記録するだけで、週や月毎に「何に」「どれだけ」時間を割いたかがグラフで可視化されます。ルーティン化しているワークは、週平均どれだけ時間を割いているかなどが分かると、より効率化が測りやすいですよね。例えば、「いつもの業務に今週は3時間多く使ってしまったから、来週はもっと早くこなせるようにしよう」などと考えることができます。
aTimeLoggerの特徴
- 1タップでアクティビティログを記録できます。「寝る」や「食べる」など該当するアクティビティのアイコンをクリックすると、時間の計測が始まります。
- 記録したアクティビティログはまとめて日毎に表示されます。
- データはパイチャートやバーグラフでビジュアル化されます。
Twitterなどのアプリと連携できるため、ビジネスマンの間では「仕事や生活のデータを取るのに欠かせないアプリ」となっているようです！これ1つで、ビジネスだけでなく、日々の生活習慣の改善までできますね。
PROPELa
Apple Watchと連携して、毎日の行動や旅先の予定をそのままナビで表示してくれるスケジューラーです。2016年9月にリリースしたv1.7.0以降では、NAVITIMEとの連携が可能となりました。これにより、アプリとApple Watch両方で移動時間の可視化がされるようになりました。あらかじめ予定の管理と移動時間の把握ができるため、いちいち検索する手間を省くことができます。
PROPELaの特徴
- 新規イベントはタイトル、場所、開始時間、終了時間を入力するだけで簡単に生成できます。
- ダッシュボードにカード式UIに出発時刻・到着時間・移動時間・移動手段・地図などがまとめて表示されます。スワイプすると、次の予定を見ることができます。
カード式UIでかつスワイプな部分は見やすさを最大限に引き出していると感じます。それだけでなく、ナビの機能も付いた実用性抜群のアプリですね。Googleカレンダーや手書きのカレンダーでは物足りない！という人はぜひ利用してみてはいかがでしょうか。
Gyroscope
iPhoneやApple Watchに搭載されているヘルスケアなどがでてきたおかげで、ウェルネスアプリが多く出てきました。しかし、様々な情報と連携して直感的に見れるサービスは他に見たことがありません。ウェルネス系だけでなく、時間管理のサービスとも連携できるので、仕事の生産性を上げるためにも使えるアプリです。
Gyroscopeの特徴
- 基本的なウェルネスサービスとの連携が可能です。
- 特に便利なのが、Rescue Time（より生産性を高めるための時間管理をしてくれるアプリ）との連携。普段の業務で何に時間を使っているか把握することができるサービスですが、Gyroscopeと連携することで、生産性を直感的に把握することができます。
Slackなどのコミュニケーションツールを仕事中に使いすぎてしまうことも、場合によっては生産性を落としかねません。そういったツールを1日の中でどのくらい見ているかも、Gyroscopeを利用すれば一目瞭然ですね。自分の生産性を把握、改善してみましょう。
情報集約アプリ
情報集約にはAppleのNoteがあれば十分！なんていう人も多いのではないでしょうか？しかし、朝読んだ良記事を保存するためにいちいちアドレスをコピーしたり、アプリを飛んだりきたりする行動は日々の生産性を下げていると言えます。ここでは異なるジャンルの情報集約アプリをピックアップして、使い方と一緒にご紹介します。
Evernote
個人の情報から、チーム内の情報までを集約して管理することができるアプリです。「あなたの第二の脳、それがEvernoteです」と謳う同社は、どこからでも簡単に気になった記事やノートを記録し、いつでもアクセスできるようにします。無料プランと有料プランがありますが、無料でも十分多くの機能が備わっています。これ1つに情報を集約すれば、いろんなブラウザを飛び交う時間を効率化できそうですね。
Evernoteの特徴
- 記録したものには「クリックしてタグを追加」することができます。タグで検索をかければ、関連したトピックにすぐアクセスできます。
- ノートブックに情報を貯めていけば、クラウドで作成したノートを同僚とシェアすることも可能です。
- マルチアカウント対応なので、情報をプロジェクト毎もしくは会社・プライベートとして分けて管理できます。
また、同社が2016年にリリースしたEvernote Scannableを併用すれば、簡単に会議で使ったホワイトボードやノートに取ったメモをデータ化できます。自動でEvernoteに保存してくれるところが大変便利ですよね。
最近はさまざまなブログのSNSシェア部分にこのPocketを目にすることも増えました。気になった記事を直接保存できるので、利便性やスピード感がとても快適。わざわざ気になる記事のリンクをコピー&ペーストする手間が省けるので非常に効率が良いです。Evernoteとの違いは「タグ検索ができない」ということです。そのため、保存したい記事のカテゴリー層が少なく、1つの場所に集約するだけで十分といったニーズをもつ人におすすめです。
Pocketの特徴
- FacebookやTwitterなど「SNSシェアボタン」とは異なり、ブックマークをするイメージなので、いつでも見返せるのが良いですね。
- Pocketした記事は、インターネット環境がない場所でも読むことができます。
- レコメンド機能付きなのが嬉しい。自分がPocketした記事から推測できる趣味嗜好に合った記事を推薦してくれます。
ウェブ版も見やすく、何と言ってもレコメンド記事の種類が豊富！海外の知らないメディアの記事が効率よく知れるのでお気に入りです。
Bear
こちらはGoodpatch Blogの過去の月間まとめでも取り上げられたテキストエディタです。社内でも情報整理に役立つと愛着を持って使っているメンバーがちらほら。見やすいだけではなく、その可愛さにも癒されながら仕事ができますね。
Bearの特徴
- テキストを入力する場所とプレビューモードが同一なので、よりアウトプットのイメージが湧きやすいです。
- マークダウンも簡単に使えて、すぐに反映されます。違う媒体へコピーした際も反映されるので大変便利です。
- 書いた内容は自動で保存されます。たくさんメモした内容が消えてしまう心配も無用ですね。
Bearを教えてもらってダウンロードしましたが、初心者でも簡単に使い方がわかるチュートリアルが付いていて良いなと思いました。最初にテキストエディタの中にある機能を全て把握した上で、使いはじめることができますね。散らばったメモの集約にお役立てください！
Feedly
皆さんは普段どのように日々のキャッチアップをしていますか？SmartNewsを開いて、NewsPicksを開いて、Yahoo!ニュースを見る・・・なんてアプリを横断しながら最新ニュースをチェックしたりしていませんか？Feedlyを使えば、気になるサイト情報を集約して、最新ニュースをチェックすることができます。
Feedlyの特徴
- 検索ボタンに普段チェックしたいサイトのアドレスを入力すると、FEEDSにブックマークすることができます。
- FEEDSに「ビジネス」や「海外」など自分で好きなカテゴリーを作れば、カテゴリー別にサイトをチェックすることができます。
- アプリであれば、スワイプして異なるカテゴリーの記事がチェックできるのも特徴です。
私もFeedlyを使いはじめてからは、いちいちチェックしたいサイトをブックマークから探す手間を削ることができました。また、スマートフォン内であればアプリの数を短縮することもできます。容量がいっぱいになってしまった際はぜひお試しください！記事チェックの効率化が簡単にできますよ。
さいごに
いかがでしたか？知っているアプリも、知らないアプリもあったかもしれませんが、どんな職種の人にも役立つ「生産性向上・効率化を測れるアプリ」が多かったはずです。
皆さんも私生活や仕事を効率化することで、生産性を上げてみてはいかがでしょうか。
