【チームワーク】プロジェクトの効率を上げるために『Milanote』を選んだ理由。
こんにちは、UIデザイナーのSukiです。
前回同じチームのメンバーが、「Milanoteを活用した『チームデザイン』に関する記事」を紹介しました。私自身も、チームワークが良くなりプロジェクトの効率が上がったことを実感しました。
今回の記事では、チームワークを良くして、プロジェクトの効率を上げるために、なぜ「Milanote」を選んだのか、その理由を深掘りしてご紹介します。
目次
チームで働けば、プロジェクトの効率は上がるのか
私たちは、デザインパートナーとして様々なクライアントと一つのチームになって、プロジェクトを進行しています。プロジェクトの大きさ・アサインされているメンバーも様々ですが、以下の様な共通ゴールを持ってプロジェクトに臨んでいます。
- 課題に対して最適なソリューションをクライアントと一緒に考えること
- ユーザーに対して価値のあるプロダクトを一緒に作っていくこと
仕事をしている中で、私はデザイナー・プロジェクトメンバーとして、「チームで働けば、本当にプロジェクトの効率は上がるのか」を考えるようになりました。
「チームで働くと、よりクリエイティブなものが作れると言えますか？」
「チームで考えるプロセスは、個人作業より効率的ですか？」
プロジェクトの効率が下がる原因を探る
優秀で尊敬するメンバーたちと一緒にプロジェクトを進行していく中でも、直面する課題はいくつもあります。
課題は人それぞれですが、今回私が今までのプロジェクトで感じた、プロジェクト効率が下がる原因を3つ挙げたいと思います。
1. 情報が分散している
現在私たちが使っているツールをリストアップしました。
- コミュニケーション：Slack、Prott
- イメージの共有：Pinterest
- テキストメモ：Evernote、Googleスプレッドシート、Cacoo
- タスク管理：Backlog、Trello
機能によってツールを使い分けることは良いことだと思います。しかし、プロジェクト関連情報がいろんなところに分散されてしまうので、必要なときに必要な情報に辿り着けず、エネルギーを消耗していました。「プロジェクト関連情報を一つの場所に整理できたら、より効率的に時間・情報管理ができるのに」と、思っていました。
2. アップデートの共有に手間がかかる
ミーティング後、その内容をタスクに落として分担したり、一緒に作業した内容についてフィードバックをすることは、チームとして働く上で重要なプロセスの一つだと思います。しかし、これらの作業中には、各メンバーがアップデートしている内容を他のメンバーがフォローアップする場合に手間がかかり、プロジェクトの効率が下がる場合があります。「シェアが簡単で、誰が何をアップデートしたかすぐにわかるサービスがあれば、より効率良く働けるのに」と、感じていました。
3. アイデアとアイデアが繋がらない
様々な視点を持ったメンバーたちがアイデアを出して、そのアイデアを展開していくのは、プロジェクトを進める上での楽しみの一つです。お互いのアイデアを共有しながらインサイトを広げられるインプットの過程が、クオリティの高いアウトプットにも繋がります。
しかし、プロジェクト全体の繋がりを持たせられるツールがなく、アイデアとアイデアが繋がらないことがありました。これは大きな機会損失だと思っていますし、場合によってはプロジェクトに大きな影響を与えます。
なぜプロジェクトの効率を上げるために、Milanoteを選んだのか
これらの課題を解決し、プロジェクトを効率を上げるために、チーム内でMilanoteを活用し始めました。私が実務で活用する中で感じた、Milanoteのよかったポイントをご紹介します。
1. 情報の統合・共有がスムーズにできた
※利用イメージ
今まで色々なところに分散されていた情報を一つの場所で管理できるようになりました。リンクを追加することも簡単なので、外部のサービスリンクを整理するだけでも、ファイル検索の手間がかなり減りました。ボードを共有している他のメンバーが内容を新しく追加・修正すると、メールまたはMilanote内から通知がくるので、共有がとても楽になりました。メンバー全員が同じ情報を共有しているので、共有コストが下がったことを実感しました。
2. 共同作業のハードルが下がった
※利用イメージ
プロジェクトの初期段階では、共同作業が最も重要な役割を果たします。特にインプットの為のリサーチや、イメージ・テキストでのアイデア交換には、コミュニケーション量と質のいいフィードバックが必要です。Milanoteでは、それらをスムーズに行うことができました。メンバーの力が可視化されるので、モチベーションアップにも繋がりました。
3. デジタルなホワイトボードとして活用できた
※利用イメージ
Milanoteの特徴の1つに、デジタルなホワイトボードとして制限なく使えるということが挙げられます。ミーティングで活用すれば、会議の内容をそのまま保存することが出来ます。（次の会議のためにホワイトボードを消す必要もありません。）
直感的でシンプルなインタフェースで誰でも自由にノート・イメージを追加できるので、メンバーたちのアイデアが共有されている「Shared brain」の役割を果たしています。まるで、デザインスプリントに関する本「Sprint」の著者Jake Knappの「スプリントルーム的な状態」が、Milanoteのプロジェクトボードで実現されています。多様なアイデアを繋ぎ合わせ、繋いだところからまた新しいアイデアが派生します。
【スプリントルーム的な状態とは】
プロジェクトメンバーと議論を行うと、ミーティングルームがポストイットやメモで埋めつくされます。「スプリントルーム的な状態」とは、「知識で埋め尽くされた、メンバー共通の脳となった部屋の状態」を指します。
（Milanoteでは、これらの情報をいつでも引き出すことができるようになりました。）参考：Jake Knapp著者『Sprint』p.43より
まとめ
調べてみると、もともとMilanoteは初期フェーズのUXデザイン会社のために開発されたプロダクトだそうです。まさに、プロジェクトの効率を上げ、不要なストレスをできるだけ減らし、本質的なコミュニケーションが必要な私たちにはぴったりでした。
Goodpatchが開発している「Prott」と「Balto」もデザインプロセスをより効率化させるためのプロダクトなので、Milanoteのコンセプトにはとても共感しました。デザインの力を証明するには個人よりチームの力が必要なのだなと改めて実感しました！
チームで働くみなさん、ぜひ使ってみてください！
（チームでの使い方にフォーカスした記事はこちら）
