【チームデザイン】『Milanote』を活用したチーム管理・コミュニケーション方法
こんにちは！プロジェクトマネージャーの筒見です。
以前今月のまとめ記事でも紹介させて頂いた『Milanote』ですが、私の所属しているチームでは、アイデアストックやプロジェクト管理以外に、メンバーの情報集約やコミュニケーション量を増やすための『チームデザインツール』としても活用しています。
今回はチームデザインにフォーカスした、Milanoteの新たな活用方法についてのTipsをご紹介します。
（PRっぽいですが、全く違うのでご安心を！）
目次
『Milanote』とは？
Milanoteとは、「クリエイティブな仕事の為のノート」として、2017年2月にサービス開始したばかりの新しいオンラインノートサービスです。
ドラッグ&ドロップで行う直感的な操作で、ボードと呼ばれる画面にテキスト、ファイル、画像、などを自由に配置できます。
ユーザー登録後の画面はこちら↓
左側にはボードに配置できるツールバー、右上にはお知らせや設定系、右下にはサポートへのチャット機能が備わっています。
ツールバーには以下6つのブロックが置かれていて、ドラッグ&ドロップでボードに配置することが出来ます。
- Note：テキストを書く
- Image：画像挿入
- Link：リンク追加
- Column：他のブロックを囲って1列に配置する為のブロック
- Board：あたらしい小ボードを作成
- Line：ブロック同士を繋げる
実際に配置した画像がこちら。各々の用途に応じて、好きなブロックを自由に配置できます！
チームでの使い方
チーム内で活用され始めたのはつい最近になります。
今までの共有は主にSlackベースでしたが、スレッドで流れてしまい、メンバー同士の情報蓄積を課題に感じていました。ストック性のある解決手段を探していた時に、ボードに自由配置できるMilanoteの存在を知り、使いはじめました。
今ではチームやメンバー全員の状況がわかる掲示板として活躍しています。
それでは私が所属しているチームでの具体的な活用方法をいくつかご紹介します！
マネージャーのつぶやき
『yariさん』こと、我がチームマネージャーによる、日々のつぶやきが見られます。
チームを率いるマネージャーがどの様な事を考えているのか把握することが出来ます。
一般的に上司とのコミュニケーションは取りづらいですが、今回の取り組みでより身近な存在に感じるようになりました。
今ではチーム結束力を高める大切な発信源になっています！
誕生日サプライズケーキのワンシーン。チーム全員からのプレゼントに笑顔があふれています！
目標シート置き場
ボードの目立つ所にビジョン/ミッションを掲げています！
私たちのチームでは、ビジョン：『身近な人のWow!を生む』、ミッション：『偉大なチームを生む』を掲げています。
ビジョン/ミッションは日々の業務で忘れがちになりますが、頭の片隅で意識しながら業務を行うことが出来ます。
スプレッドシートのリンクから売上実績をチェックすることも出来るので、ビジネスゴールも自然と意識するようになりました。
プロジェクト進行状況
チームが大きくなると、誰が何をしているか把握しづらくなってしまいます。
そのような状況を無くすために、私たちのチームではプロジェクトの進行状況を子ボードにまとめ、可視化しています。
別案件の状況を気軽に見られるので、他メンバーがどの様な事を行っているか把握できる様になりました。さらに別案件から知識や学びを得る場としても活用しています。
チーム内イベント情報
イベント情報では、飲み会の予定や行事など、チーム内で行う情報が共有されています。
先週は餃子パーティーを行い盛り上がりました！出来栄えは・・・
ばっちり綺麗なきつね色です！
他にも、アボガドの種の成長記録も共有されています。
アボカドってこんな風に成長するのか！
一見くだらない様にも見えますが、ここから話題が生まれ良いコミュニケーションの場となっています。
真面目なこともフランクな事も書ける、ありのままの空間をMilanoteで作ることができました。
活用後のチーム変化を聞いてみた！
導入の火付け役1｜UIデザイナーのスキちゃん
— Milanoteを社内で広めよう思ったきっかけはなんですか？
もともとEvernoteやNotesを使っていましたが、ページごとに情報が分かれてしまったり、自分が編集できる画面が制限されている事に課題を感じていました。
その中でMilanoteと出会ったのですが、webサイトを見た時に、デザイン的・体験的にもわかりやすく説明されていたので、すぐ登録して試してみました。
実際に使ってみて、アイデアの流れをホワイトボードに書くようにできるのがとても魅力的でした。
デザインもシンプルでわかりやすいインタフェースで思わず感動！利用しているうちに、思わず周りに紹介したくなってしまいました！
— 実際に使ってみてチームの変化はありましたか？
普段はSlackでコミュニケーションをとっているのですが、チャット上で流れてしまう情報もみんなのボードで確認できるのは大きな変化でした。
シンプルで簡単なUIなので、各々のメンバーが個性的な使い方を見るのも面白いです。
メンバーが多いと情報共有がバラバラにってしまいますが、Milanoteのおかげでプロジェクト効率性を上げたり、チーム結束力を高めることが出来ました！
更新性の高いSlackと、ストック性の高いMilanoteの両方を活用することで、チームのコミュニケーション問題を上手く解決することが出来ました。
最初に試したスキちゃんさすがです！
導入の火付け役2｜UIデザイナー/グラフィックレコーダーのたもちゃん
— Milanoteを社内で広めようと思ったきっかけはなんですか？
最初はスキちゃんにツールについて教えてもらい、試しに使ってみました。そしたらすごい使いやすい！これは普段の業務に活かせると思い使い始めました。
1番良いなと思ったポイントは『ツールの自由度が高いこと』。
カッチリしたドキュメントツールでもないし、かといって煩雑にならない適度なルールがあって非常に使いやすいです。特にデザイナーの私としては、テキストと画像を自由に配置できるので、親和性が高く感じました。
使い勝手に関しても、ツールとしてのUIデザインクオリティーが高く使いやすかったです。迷うところもほとんどありませんでした！
他にも複数人で編集可能なので、カジュアルなやり取りを行える点や、ボードを階層化して情報粒度ごとにまとめられる点も、今までのツールにはない特徴かなと思います。
— 実際に使ってみてチームの変化はありましたか？
情報をストックできるようになった事のメリットをとても感じています！
チーム単位では、今まで不透明だったメンバーそれぞれの進捗が把握できる様になったのは良いと思っています。
他のメンバーが見ることによって各々が書き込むモチベーションも上がるので、情報共有の頻度が増えたように感じます。
プロジェクト単位では、Slack、ドキュメント、スケジュール等をMilanoteで一元管理出来るようになったので、プロジェクトを俯瞰できて効率が上がりました！
担当のプロジェクト情報をMilanoteで一元管理し、他の人も見れるようになる。
プロジェクト管理とチームの状況がひと目で把握できる様になったことが大きな変化ですね！
チームマネージャーのyariさん
— Milanote使用前と現在のチームの変化を教えて下さい！
情報をまとめる場所ができたので、困ったときはここを見る的な心の拠り所ができたことが大きな変化でした。各自が勝手に自己紹介をまとめ始めて、それがみんな個性があって面白いんですよね。
共通言語のような使い方ができ始めていて、チームワークにも効果が出始めていると実感してます。
— 変わりつつチームワーク。今後どのようなチームにしたいか、思い描いてる理想の姿はありますか？
Milanote上で自己紹介が個性的に展開されてる事例もそうですが、それぞれが楽しい状態、楽しめる環境を全員で作っていけるチームにしたいと思っています。
リーダーとしては、引っ張って後ろから「ついてこい」と言うスタイルではなく、全員が同じ方面に向かえるように場を作っていくことに注力したいと思っています。
今回の活用を通して変わりつつあるチームワーク。メンバーからもチーム改善を実感しています！
まとめ
Milanoteを使い始めて、『チーム・メンバーの情報共有が簡単に行える場』を作れたことが、チームデザインする上で良かったと感じました。
プロジェクト、職種、上下関係をまたいでコミュニケーションが行えること。そこから連鎖的にコミュニケーションが生まれ、チームとしても効率アップを実感しました。
まだ使い始めて間もないですが、今回を基に、理想のチーム作りに向けて継続して活用出来ればと思います。
本記事では、チームデザインにフォーカスした使い方を紹介しました。もちろん、プロジェクト進行やタスク管理にも活用できます。
プロジェクト進行やタスク管理にフォーカスしたMilanoteの使い方は、改めて執筆しますのでお楽しみに！
みなさんもMilanoteを活用した『チームデザイン』、ぜひ試してみてはいかがでしょうか？
Milanoteの料金一覧
| Freeプラン | Professionalプラン | Professional team |
| 個人ユーザー向け | 個人ユーザー向け | チーム向け（2人以上の登録で割引） |
| 100ノート、画像、リンクまで作成可能 | 無制限 | 無制限 |
| 無料 | 年間契約で12ドル/月 （月間契約で15ドル/月） | 年間契約で10ドル/月（月間契約で12.50ドル/月） |