「プロジェクトをデザインする」ということ。タスク管理について、プロジェクトマネージャーに聞いてみた【前編】

付箋によるタスク管理

はじめまして!エディターのkeoです。
5月からGoodpatchにジョインしたばかりの新米ですが、みなさんのお役に立てる記事をたくさんお届けしていくので、どうぞよろしくお願いします!

さて、今回のテーマは、プロジェクト進行において欠かせない「タスク管理術」。私自身ちょっぴり苦手意識があり、てんてこ舞いになることがしばしばあります。
そこでGoodpatchの現役プロジェクトマネージャー(PM)の皆さんに、実際どんな風にタスク管理してますか?とインタビューを行いました。
Goodpatchには業務内容によって様々なタイプのPMがいるので、あなたのお悩みに合ったタスク管理の方法が見つかるかも!これからPMになる人や、ツールの使い方がいまいち分からない…という人も必読です。
それでは、早速見ていきましょう!

PMってどんなことをするの?

1人目は、GoodpatchのPM兼UXデザイナーの國光さん。PMの役割や仕事の内容など、そもそもPMってどんなことをするの?というところから聞いてみました!タスク管理方法のインタビュー

−−まずはお仕事の内容について教えてください!

僕はPMとして、プロジェクトのマネジメントと、UXデザインをしています。
1つ目は、メンバーのスケジュールやタスク管理などの チームがうまく走るためのプロジェクトマネジメントです。2つ目がプロダクトを成功させるための、ペルソナやカスタマージャーニー設計などの UXデザイン です。

PMの役割は『全体を俯瞰して見ること』

−−次にチーム構成について教えていただけますか。

まずPMとUIデザイナーがプロジェクトにアサインされ、そこにエンジニアのチームが付きます。
PMは、チームの各々が進んでいく中で、「これはどこまで進んでる?」など全体を俯瞰して観る役割の人です。その中でタスクを忘れていそうなメンバーがいれば、リマインドを行います。
求められるのは、チーム全体で今何が起こっているのか把握できる環境を整えること、それを常に把握しておくことだと思います。
でもGoodpatchのメンバーは、PMの管理をあまり必要としない自走できるタイプがほとんどです。そこでPMは、実際の進捗を確認したり、次にどんな手順が必要かピックアップして、あらかじめ用意しておくマネジメントも必要です。

また、PMはチームビルディングの段階で、メンバーひとりひとりがどれだけタスク管理できるのかを知る必要があります。ツールに関しても、社内のチームメンバーやクライアントが何を使っているか把握した上で、最適なものを選ばなくてはなりません。
そのため、決まったツールを毎回使うことは少ないです。あくまでプロジェクトに合わせてツールを選んでいます。

チームとプロジェクトに最適なツールを選ぶ

以前あるプロジェクトでASANAを導入した時、クライアント側は紙とボードを使ったリアルな場でタスク管理をするタイプだったので、ツールが機能しなかったんです。
その結果、タスクがスルーされてしまったり、期限が伸びてしまう状況に陥りました。提案したツールがクライアント側にとって最適ではなかったので、うまく回らなかったという例ですね。
そこでそのプロジェクトでは、クライアント側にもタスク管理をする人を代表で設けていただき、その人とだけやりとりする形に変えました。その結果、お互いスムーズにタスク管理ができるようになりました。

オンライン上で何ができるか考える

コミュニケーション方法のひとつなんですが、クライアントとのミーティング用の資料をkeynoteで作ったら、最後にネクストアクション(=来週やること)のページを合わせて共有しています。

更にslackでやりとりする際は、資料に書かれたネクストアクションについて文字ベースでも送る。このように可視化することで、チームメンバー全員の認識が明確に揃う効果があります。

今はプロジェクトが動き出す前にクライアントと話し合い、ツールについて決めています。指定のツールがある場合それを使いますし、逆にどんなツールを使えばいいか尋ねられた場合は、クライアントが使ったことがあって慣れているツールの中から最適なものを提案します。
クライアントと仕事をする時って、どうしても距離が遠いこともありますよね。だからこそ、「オンライン上で何ができるか?」を考えてコミュニケーションすることが大切だと思っています。


クライアントと一緒に動く場合は、毎回プロジェクト管理の運用そのものが違うことが多くあるようですね。
風通しの良いチームづくりや、最大限のバリューを出せるような環境構築を進めることも大切だなと思いました!

自社プロダクトのPMの場合

続いてのインタビューは、Goodpatchのフィードバックツール「Balto」のプロダクトマネージャー(PM)であるfutosiさん。
(Goodpatchには、プロジェクトマネージャーとプロダクトマネージャーの2職種が存在します。詳しくはこちらの記事をご覧ください!)

社内で開発やデザイン、ユーザー体験の設計などを手がける場合、PMとメンバーはどのように動くのでしょうか?

タスク管理についてインタビュー

−−チーム構成や動き方、PMの役割を教えてください!
PMの僕が1人、プロダクトデザイナーが1人、エンジニアが3人の合計5人です。CSやマーケティングが加わることもありますが、基本的には5人のチームで動いています。

Baltoチームは、毎回1〜2週間の中で機能を開発していて、この開発期間のことを『スプリント』と呼びます。
そのスプリントで何をするかについて話し合うミーティングがよくあるので、僕はチームが開発する項目を事前に考えて、企画するという仕事を主にやっています。
新しい機能について企画するために、実際にユーザーに会いに行ってインタビューをすることもあります。ユーザーにどういったものが望まれているのか、Baltoがどんな使われ方をしているのかを調査して、PMが企画に落とし込み、スプリントミーティングに臨むようなイメージです。
そしてスプリントに入ってからは、仕様に漏れがないかをエンジニアやデザイナーと詰めています。

ZenHubでプロダクトバックログを管理

−−メンバーのスケジュール管理などはどうされていますか?
基本的にスプリントで動くので、それ以上に細かくスケジュールを引いたりする管理は、今はしていません。
開発する項目の管理については、Baltoのプロダクトバックログを、メンバーのGitHubのリポジトリにコピーするという方法で以前まで運用していました。でも毎回コピーするのが大変で、更に言えば使うツールはあまり増やしたくなかった。そこで今はZenHubを使っています。

ZenHubを使用したタスク管理

特に不便な点はありませんが、プロダクトのこれからを考えると、誰でも検索しやすいQiitaなどにアップしておいても良いかもな、とは考えています。

考えは手を動かしてまとめる

僕はフローチャートをよく書くのですが、フローが複雑だったりする遷移図は、頭で考えるだけでは抜け漏れがある場合が多いんです。そういう時に、ホワイトボードにガーッと書くことで、まとめて整理したりします。


Baltoのように自社でプロダクトを0から開発するケースでは、ZenHubなど、GitHubのissueをボード管理できるツールが便利そうですね。Baltoについて気になったら、こちら もご覧ください!

まとめ

クライアントワークの場合
– プロジェクトやクライアントによって、使うツールは様々である
– ツールはこれを使う!と決めずに、柔軟に対応することが求められる

自社プロダクト開発の場合
– エンジニアが使いやすいGitHub連携のツールが便利
– 管理するツールの数は増やさないことがベター

今回は異なる2名のPMが、タスク管理をどう行っているかお伝えしました。
インタビューする中で感じたことは、 チームが使いやすいツールを見極めて選ぶことで、効率的にプロジェクトを進められる ということです。
優れたPMは、使っているツールも共通しているのではないか?と思い込んでいましたが、全くそんなことはなく、むしろ柔軟に使いこなすことが大切なんだと分かりました!

PMは常に思考を巡らせて、考えを仮説立てて検証し、0から1を作る人でありながら、メンバーが最大限のパフォーマンスを発揮できるような環境を整えます。
今回のテーマであるタスク管理は、PMがチームワークを円滑にするためにも、チームを成功に導くためにも欠かせないステップなんですね。

近日公開予定の後編では、クライアントワークのPMにクローズアップして、どんなツールでタスク管理をしているのか、さらに具体的にご紹介します。次回もお楽しみに!

付箋によるタスク管理

ABOUTこの記事をかいた人

Kaori Sugimoto

エディターをしています。デザインをもっと身近に感じてもらえるように、色々なコンテンツをお届けします!
  • Goodpatch Blog