生産性の高い会議をデザインする！アジェンダの書き方と運用のコツ
毎日会社へ行けば必ずと言っていいほどある会議。週1の会議や決まったメンバーとの定例を設定することで、プロジェクトの内容共有や進捗確認をし、マネージャーもしくは役員が意思決定を下すことが多くの会議の目的です。
しかし、定期的に集まって会議を開催することが目的になってしまっては、内容も薄れ却って生産性の低い会議になってしまいます。
そこで、最重要な意思決定が必要な時にだけ、効率良く生産性の高い会議を実施できるように、「アジェンダ」を作成することが重要です。本記事では、アジェンダを作成することによってどのように会議を効率化できるかをご紹介します。
会議に必須なアジェンダとは？
まず会議を行う際には、必ず「議事録」を残すよう心がけましょう。どんなに小さな話し合いでも、議事録を残すことによって、会議に参加できなかった社内メンバーにどのような話し合いが行われたのかを共有できます。また、プロジェクトメンバーが後々内容を振り返る際にも反映することができる重要な記録となります。
弊社では議事録をとるために、社内情報ツール『esa』を使っています。また、社外メンバーが含まれるプロジェクトや、社内メンバーの一部にのみ共有したい内容などは、限定されたメンバーだけに共有できるGoogle Driveを使って議事録を作成しています。
私の関わるプロジェクトでは、議事録を誰が読んでも理解できる内容にするために、ある程度テンプレート化しています。
– 日時 Datetime :
– 場所 place :
– 参加者 participant :## アジェンダ – Agenda
1.## 目的 – Objective
* なぜこのMTGを実施するのか## ゴール – Goal
* このMTGで達成したいこと## 決定事項 – Alignment / Decision
*## ディスカッション – Discussion
*## ネクストアクション – NextAction
* [ ] *@hoge が 資料を作る – 5/10*## 懸念事項/リスク – Concern/need to consideration
*
通常は会議で議事録をとる前に、用意されたテンプレートにアジェンダ・目的・ゴールを記載します。この記事で語るのはアジェンダの重要性です。長い前置きでしたが、アジェンダを用意しておくことが如何に重要か、そして弊社が取り入れているアジェンダ作成にまつわる工夫をご紹介します。
アジェンダの重要性
あなたの会社では、1日にどれぐらいの会議時間が設定されていますか？マネージャーや役員レベルの人であれば、1日の80%~90%が会議で占められている場合も少なくないはずです。それらは本当に必要な会議なのでしょうか？
弊社はデザイン会社であることから、特に抽象的な物事に対して議論をする会議が多い傾向にあります。特に、デザインのコンセプトやアウトプットそのものの議論をはじめてしまうと、なかなか集束がつかず、時間だけがすぎてしまう可能性があります。
そこで重要となるのがアジェンダです。あらかじめ議論する内容を決めておくことで、生産性が高く効率のよい議論ができます。アジェンダは通常、前提共有から始まり、その後は会議でもっとも話し合わなくてはならない事項を順に書き出します。何度も行われている会議であったとしても、都度アジェンダの内容や順番を見直し、より生産性のある会議にするための試行錯誤をする必要があるでしょう。
次に決めなくてはならないのが目的です。会議を行う目的は、「進捗の共有」と「重要事項の意思決定」です。目的（Objective）には今回の会議で最も達成したいことを記入しましょう。会議をはじめる前に、そもそも何を決めたいのか（目的）を明確にし、そのために議論すべきことをアジェンダに書き出して共有することで、より生産性のある会議を実施できます。弊社でもアジェンダを作成する文化が浸透してからは、原則アジェンダのない会議は行わないようにしています。冒頭でも述べたように、ただ会議を行うことが目的になってしまっては、意味のない時間にただただお金を費やしていることになるからです。
アジェンダの効果
アジェンダ文化が浸透してからは、不用意に何度も集まり議論を重ねることが減りました。何を議論し、次に何を行うべきかが明確化されるからです。これは、プロジェクトごとの会議に限らず、誰かに何かを相談したいという場合も同じです。相談事項があるときは、まずはじめに前提を共有し、何が目的であり、何を相談したいのかを相手にも把握してもらう必要があります。相談内容が手短であれば、わざわざ社内情報ツールに議事録をアップロードせずに、GoogleカレンダーやSlackで簡単に内容を共有する場合もあるでしょう。
会議前にアジェンダを設定した会議で得られる効果は以下の3つです。
会議中のみんなの認識が揃う
会議の前にSlackなどのコミュニケーションツールで作成したアジェンダのURLを共有しておくと、前提に対する認識が揃い、会議がよりスムーズになります。集まった時点で全員が「何のために集まったのか」や「なぜ呼ばれたのか」を理解している状態であれば、会議に参加したメンバーが議論の内容を把握できないという事態も起きづらくなるでしょう。
やらなければいけないことを忘れない
話し合いを進める中でも、話題が逸れてしまったり、1つの話題について長く話しすぎたりしてしまう場合があるでしょう。弊社ではアジェンダをディスプレイに映し出し、参照しながら話し合いを進めています。そうすることで、あとどれだけの項目がどれぐらいの時間で議論されるべきかが常にリマインドされた状態になります。後々「このことについて議論し忘れた」なんてことが発生しづらいですよね。
会議後のアクションが明確になる
アジェンダがあることによって、議論すべきことが明確になれば、目的を達成するために「何をすべきか」も明確化されます。弊社では「何をすべきか」を共通認識として残し、後から参照できるように、アジェンダの中に「ネクストアクション」を組み込むようにしています。議事録をとる際にネクストアクションを書いて、該当者をメンションするなり、タスク管理ツールにタスクをコピーするなりして、PDCAをより早く回せるようにしています。
まとめ
無意味な朝会、生産性のない会議・・・時間だけがただただ過ぎていく仕事の仕方はもうやめませんか？
社内情報ツールを有効活用し、アジェンダを事前作成・共有することで、生産性の高い仕事を目指しましょう。
最後に、アジェンダを作成することや、議事録をとることが必ずしも生産性上昇へ結びつくというわけではないことは留意しておいてください。メンバーも少なく、議論する時間も短い会議であれば、「項目をリスト化し、Slackで共有する」という手段の方が生産性が高まる場合もあります。臨機応変に色々と試し、意味のあるミーティングを実現する方法を見つけてくださいね。
