テレワークの長期化・定着化が進み、変化し続ける働き方に対して、柔軟な変革が求められている組織マネジメント。今回、Goodpatchが実践しているテレワーク環境下における組織マネジメントをテーマにイベントを開催しました。チームでプロジェクトを進める全ての人向けのクラウド型ワークスペース Strapの活用事例と共にイベント内容を3本立てでお届けします。

第一話:管理職15名で、事業計画をオンライン立案 ー300人を管掌する中で見つけたテレワーク下の組織マネジメント術

第三話:テンプレートの活用で、チーム員同士で高め合う仕組みを構築。 – Strapを活用したGoodpatchのテレワーク下の組織マネジメント術

参考:Strapに関する記事一覧はこちら
https://goodpatch.com/blog/category/strap/

本記事では、Design div デザインマネージャー 長岡の登壇セッションの様子をお届けします。

Strapを使った効果的なチームビルディングとオンボーディング

株式会社グッドパッチ Design div デザインマネージャー 長岡 宏
2018年2月にGoodpatchにデザインマネージャーとしてジョイン。デザイナーとしてのキャリアや組織づくりの経験を活かし、クライアントワークではデザイン組織づくり、組織のビジョン・ミッション策定、チームビルディング、デザイナー採用・コーチング・メンタリングなどを幅広く行う。

心理的安全性が担保された、学習するチーム

Goodpatchでデザインパートナー事業(クライアントワーク)を行うDesign Divにて、デザインマネージャーを勤めている長岡です。元々、デザイナーのバックグラウンドを持っており、デザイナーの活躍領域を広げ社会的地位を向上させていくために尽力しています。現在はデザインマネージャーとして、主にプロジェクトマネジメントやデザイン組織の開発支援、チームビルディングのワークショップなどを担当しています。

本日は、オンラインでも工夫次第で、チームビルディングや中途入社メンバーのオンボーディングを効果的に実施できるということをご紹介できればと思います。

Goodpatchには「Play as a Team (最高のチームの作り手になる)」というバリューがあり、チームビルディングやオンボーディングを大切にしています。

チームの必要性について説明する前に、グループとチームの違いについて整理します。
「グループ」とは単純に人が集まった状態で、「チーム」とは「各メンバーの役割と得意不得意が噛み合い、力を発揮し合える状態へとグループが成長した姿」であると捉えています。

不確実で変化が激しい時代において、多様な背景を持ったメンバーが自立的に学び、互いに協力し、チームとして学習することで会社の競争力が向上し、最終的に事業の成功につながります。学習するチームの必要性が向上しているんです。

 

エイミー・C・エドモンドソンの『チームが機能するとはどういうことか』という書籍によると、学習するチームとは、①質問する ②情報共有する ③支援を求める ④証明されていない行動を試みる ⑤失敗について話す ⑥意見を求める、といった行動が奨励されたチームのことで、対人的なリスクを冒せたりと心理的安全性が確保された状態であるとされています。

グッドパッチでは、このような観点を意識したチームビルディングをオフラインで実施しており、心理的安全性が担保された状態を築いていたのですが、テレワーク勤務がメインになったことでメンバー同士の関係構築のハードルが高くなってしまったり、心の距離を徐々に感じるようになりました。

オンライン上でチームビルディングとオンボーディングを実施

 

オンライン上でそれらを解決するために、関係の質が向上すれば、思考の質が向上。思考の質が向上すれば、行動の質が向上。行動の質が向上すれば、結果の質が向上。といったダニエルキムの組織の成功循環モデルにおける、グッドサイクルを意識して、まずは、関係の質の向上にフォーカスをして取り組むことにしました。

また、テレワーク勤務がメインとなった中で新しいメンバーを迎え入れたので、新たなオンボーディング体験を構築する必要もありました。

 

新入社員には5つの壁があると言われています。
①準備の壁 ②人間関係の壁 ③期待値の壁 ④学びの壁 ⑤成果の壁です。
それらの壁をオンボーディングで乗り越えられるように、壁ごとに施策を考え、順次実行しながら効果を観測して改善しています。また、入社後は適合まで時間がかかるというリスガードのU字曲線を参考にしました。関係性を築きにくいテレワーク環境下において、出来るだけ短期間でチームや会社に馴染めるよう、改めてオンボーディングプログラムを考えて様々な施策を実施していきました。

 

 

これらの施策は、関係の質にフォーカスした「チームビルディング」と、5つの壁を乗り越える「オンボーディング」の2つの役割を持たせ、Strapの1つのボードにまとめました。1箇所に情報を集約しておくことで、メンバーがそれぞれ同じレベルで自己開示をしてお互いの共通点を見つけることにより、雑談が活性化。新しいメンバーにとってはオンボーディングになりますし、既存メンバーにとってはチームビルディングになると考えました。

具体的には、チームのミッション・ビジョンや今期の目標、また、各メンバーの取扱説明書や自分史、ストレングスファインダーといったチームメンバーに関する情報を網羅的にまとめました。オンラインでビジュアル化することで、各メンバーの為人や興味・関心、目標がわかるので、雑談の時間に会話が弾むきっかけにもなったんです。

 

また、入社時に困ることをあらかじめ洗い出し、どんなことに困っていて(AsIs)どんな状態になりたいのか(ToBe)、どの情報へアクセスすれば解決するのか(How)を一覧化することも試みています。

チームで共通の目的意識を持ち、Strapなどのツールを活用することで、オンライン上でも、効果的なチームビルディングやオンボーディングを実施できています。

質疑応答

司会:テレワーク入社した方へのオンボーディング施策の効果はどう計測していますか?

長岡:オンボーディングを体験してもらった後、改善のためにアンケート回答を新入社員メンバーにお願いしています。現在の課題としては、インプットする情報量が多くなってしまうということがあるので、オンボーディング体験の改善を検討しています。具体的には、1ヶ月目にはこの情報を、2ヶ月目には別の情報を、などベストなタイミングで情報を渡せるよう、情報の取捨選択できるようにしていきたいと考えています。

司会:テレワーク環境で中途入社される方にとっては、通常よりも抱える不安が大きいと思います。そのような環境下でのコミュニケーションで、これまでより気をつけていることや新しく試行していることはありますか?

長岡:初期はオンラインでもコミュニケーションする回数を多めに取っています。
例えばオンラインランチ会を週に2回は必ず実施するようにしていまして、先ほどお見せした各メンバーのことが詳細に書いてあるボードを見せながら、各々口頭でも話してもらうことで、お互いのことを知ってもらう場にしていますね。メンバー同士のコミュニケーションは意識的に設計する必要があると思っています。
2ヶ月ほどオンボーディングプログラムを組んでいるので、実行してみてどうなるか今後もチューニングを続けていきます。

司会:このようなプログラムは人事主導なのかもしくは事業部が主体となって設定されているのかどちらでしょうか?というご質問もいただいています。

長岡:こちらは人事主導ではなく僕が勝手にやっていたりします。なので成果が出れば人事にも伝えようかな、と思っています。マネージャーとして信頼関係のあるチームを作り、各メンバーがいかに活躍できる環境をつくるかということは重要なミッションです。そのような環境を仕組み化するにはどうしたら良いのか?ということを日々考えていて、このようなプログラムができました。

司会:紹介いただいたようなプログラムはチームメンバーを巻き込むことが必須だと思います。マネージャーとして、新しいメンバーを迎え入れる側のメンバーが「ウェルカム感」を出そう、と思ってもらえるように伝え方など工夫をしていることはありますか?

長岡:チームメンバーには「今はこういう社会情勢だよね」「基本的なルールや基盤があると信頼関係を築きやすそうだよね」「信頼関係を築くことは会社に早く馴染めることにつながるよね」「だからこのオンボーディングプログラムとチームビルディングが重要なんだ」とオンボーディングプログラムを実施する背景と目的を、あらかじめチームメンバーへ丁寧に説明して共有しています。新しいメンバーが早く会社に馴染む、という目的を意識することで関係の質を上げ、最終的には結果の質の向上に繋がります。

司会:きちんとチーム間で目的を共有しているので、メンバーも納得感を持ってオンボーディングプログラムやチームビルディングに積極的に関わっているのですね。

事業やプロダクトで成果を出す前に、チームの在り方や関係性を改めて見直す必要があります。テレワーク環境における組織マネジメントでは、工夫するポイントが変化したり、気を配ることが増えてきました。Strapを活用することで不安要素や課題点を「見える化」し、どのように解決できるかを洗い出すことで、施策を進める基盤となります。基盤があることで、チームへ共有と説明がスムーズになり、チーム全体で目標を共有できるようになりました。

Goodpatchでは、StrapやZoomを利用したオンラインワークショップも提供しています。オンラインでも新規事業や新規プロダクトのデザインパートナーとして並走させていただきます。

Strapに興味を持ってくださった方へ

誰もが簡単に思考を図表化して、チームに共有し同じモノを見ながらコラボレーションできるStrapは、全てのチームのためのクラウドワークスペースを目指していきます。

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