「プロジェクトをデザインする」ということ。タスク管理について、プロジェクトマネージャーに聞いてみた【後編】

タスク管理

こんにちは!エディターのkeoです。

先日アップした 「プロジェクトをデザインする」ということ。タスク管理について、プロジェクトマネージャーに聞いてみた の後編をお届けします。

前回は、クライアントワークと自社プロダクトの場合で、タスク管理などの運用方法は異なることが分かりました。
そこで、今回はクライアントワークのプロジェクトマネージャー(PM)にクローズアップして、タスク管理術を深掘りしたいと思います!

1人目 : シーンごとにタスク管理ツールを使い分ける

前編に引き続き3人目のインタビューは、PMの菅原さんからスタート!

 

−−現在の業務について教えてください。

現在担当しているのは、飲食店のオンライン予約サービス用の管理画面と、店舗にある発券機を使いやすくリデザインする案件です。
PMの僕とUIデザイナーの2名がメインで動き、エンジニアは外部にいます。
使いやすいサービスに生まれ変わる予定なので、楽しみにしていてください!

先方とはJIRA、社内ではAsanaを使用

現在使っているツールは、大きく2つあります。

プロジェクト管理系では、先方が元々使っている経緯があり、JIRAを使用中です。
JIRAで一括管理しようと検討しましたが、IP制限があり社外で見られないことから、社内のタスク管理ではAsanaを使っています。

色々なツールを試してみた結果、ガントチャートが作れたり、スケジュール面での連携が取りやすいことから、Asanaを採用しました。

タスクを登録すると自動でSlackに通知が飛ぶようにしていて、その他タスク以外のコミュニケーションもSlackでとります。

最近は一覧で見やすいMilanoteも活用

クライアントとはJIRA、社内ではAsanaと使い分けていますが、最近Milanoteも使い始めました。

今の案件はどんなプロジェクトで、どんなツールを使っているのかなど、リンクを貼ることができます。
個人的にはタスク管理というより、掲示板のような感覚で使用しています。

今までスプレッドシートにまとめてフォルダで共有していたものが、Milanoteでは一覧で表示されるので、把握しやすいです。スマホからも見やすいところも便利ですね。

タスク管理が楽しくなるアイデアも

色々なツールがありますが、案件によって今挙げたツールから柔軟に選ぶようにしています。
僕は自分のタスク管理にはTrelloを使っていますが、タスクのカードの他に、癒されるGIF画像を載せるカードがあります。(笑)


タスクを確認するついでにかわいい動物を見ると、癒されて作業が捗るのでオススメです!


JIRA, Asana, Milanote, Trello と様々なツールが出てきましたね。
菅原さんのように、社外/社内/個人など、シーン別でツールを使い分けると、それぞれのツールのメリットを活用できるのではないでしょうか。

2人目 : Milanoteでプロジェクト一括管理

PMの角野さんは、主にMilanoteを使ってプロジェクト管理をしているそうです。詳しい使い方やメリットを聞いてみました。

 

−−今はどのような案件を担当されていますか。

5月から新たな案件が始まりました。現在は新サービスを0から立ち上げるフェーズです。
PMの僕とUIデザイナーの2人が中心になって動き、開発はクライアント側が担当しているチームです。密にコミュニケーションをとって連携していこうと思っています。

遠方のクライアントなので、今度現地で一緒にワークショップやディスカッションを行う予定もあり、直近ではそのための企画設計などもしています。

情報を粒度別に整理して俯瞰できる状態を作る

主なプロジェクト管理は、Milanoteで全て行っています。
概要、これからやること、クライアントとのミーティングで話した内容など、プロジェクトに関連するあらゆる情報を集約する場として使っています。

これまでは、Googleドキュメントやスプレッドシートをステップごとにフォルダで管理していましたが、全てMilanoteにまとめた方が圧倒的に見やすいです!

人によって使い慣れているツールが違うこともあるので、そこは自由にやってもらって、あとはMilanoteに載せてもらうだけで、PMは全体を把握しやすくなります。
今は社内での情報共有のみに使っていますが、いずれはクライアントとシェアできるような形でも使っていければと思っています。

流れを把握し作業を効率化する

Milanoteの良いところは、これを見るだけでプロジェクトの流れがすべて把握できるところです。
具体的に言うと、 階層化できる、リアルタイムで複数人が編集できる、見やすい。
複数人での共同編集は、例えば競合調査でそれぞれ担当を分けて一斉に作業をする時などに便利です。作業スピードが上がり、効率的になります。

−−PMが全体を見渡すために最適なツールなんですね。他に、細かい部分で使っているツールはありますか?

プロジェクトが進んでいくと、タスクがより細分化するので、その時は別のツールも使います。
例えばEvernoteでメモを書いたり、Asanaでガントチャートを作ったりして、それらをMilanoteに載せています。

特にAsanaはスケジュールを引くのにとても便利で、個人で使っている人も周りに多いです。

ただ、このようにスケジュールを設計していても、プロジェクトが進行する中で細かいタスク管理ができなくなってしまう、なんてこともあります。
その場合、口頭やSlackでその日ごとのタスクを伝えるのですが、細分化したタスク管理のツールは、Trelloをはじめ検討中です。


チームメンバーで正しい共通認識を持つためにも、見やすく使いやすいツールは取り入れてみたいですね。

私は話を聞いているうちにMilanoteが使いたくなってきて、「友人とのコミュニケーションにも使えそう」と思いつきました!皆さんはいかがでしたか?

まとめ

  • Asanaはガントチャートを作る際に重宝する。(InstaganttというAsana連携のサービスを使います)
    色遣いも明るくポップで、チーム共有にピッタリ。
  • Trelloはシンプルなボード上でタスクがカード化される。
    個人で使用する場合にもオススメ。GIFが載せられる。
  • Milanoteはプロジェクトを把握しやすく、PMに最適。
    情報を集約するものであり、個人で使うツールは自由に選べることから、チーム運用にも適している。
  • 複数のツールは必須ではなく、メインで使うツールを決め、サブで他のツールを使うことでスムーズなタスク管理ができる。

前編・後編に渡って、タスク管理についてお届けしました!
色々なツールがありますが、迷ったり悩んでいる時に参考にしていただければ幸いです。

今回インタビューをして感じたことは、 ツールは手段のひとつに過ぎない ということです。
「タスク管理が上手な人は、決まったツールを使っているはず」、という先入観がありましたが、柔軟な選択こそがプロジェクトを成功させる近道だと思いました。

細やかな設計でプロジェクトを先導するPMの皆さんは、ロジカルながらも柔軟で、学ぶことが多くあります。
こんな風に社内メンバーの体験までもデザインできることも、Goodpatchの強みだと感じました!

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ABOUTこの記事をかいた人

Kaori Sugimoto

エディターをしています。デザインをもっと身近に感じてもらえるように、色々なコンテンツをお届けします!
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