デザイナー、エンジニアに学ぶ時間を生み出す5つの仕事効率化術

余裕を持って始めたはずの仕事が、想像していたよりも進まなかった経験はありませんか?仕事に追われ、やらなければと思うことが増えるほど、サクサク仕事をこなしたい!という気持ちは高まるかと思います。しかし、タスク管理や仕事の効率化にはいろいろなツールや方法が存在していて、何から取り組めばいいかわかりづらいかもしれません。

今回はデザイナーやエンジニアが実践する仕事効率化の方法について、すぐに実践できる5つの観点でお伝えします。

<1>タスクの管理方法を見直す

次から次へ発生するタスクをどのように管理するかは、仕事の生産性を大きく左右します。タスクに追われてやるべきことが疎かになったり、焦りからミスが発生する可能性もあります。ミスは個人だけではなく、チームに影響を与える時もありますよね。
タスク管理を順調に行うために、以下の3つのポイントを意識して仕事に取り組んでみましょう。

  • タスクに優先度をつける
  • タスクの期限を守る
  • スタートダッシュでタスクを消化する

下記記事では、これらのポイントに活用できるツールや考え方を詳しく解説しています。

生産性を上げるためのタスク管理術

また、タスクを可視化して優先順位づけるという手法を通じて、管理方法を見直すこともできます。チームでプロジェクトを行う際には、タスクを誰が、いつまでに行うのか明らかにしておくことで、効率的に進行します。このようにタスクの担当者と進捗管理を明確にするためには、タスクをカードで管理するカンバンや棒グラフで可視化するガントチャートがオススメです。

個人のタスクを管理する際も、やるべきことを見える化することで、なんとなく過ごしてしまう時間や何をするのか思い出せず考え込んでしまう時間を減らせるのではないでしょうか。
以下の記事では、タスクの管理や必要な情報の収集に活用できるアプリをご紹介しています。

生産性向上につながる!おすすめ仕事効率化アプリの応用術

<2>会議のアジェンダを設定する

そもそも会議におけるアジェンダとは、話し合いの道しるべとも言えるものです。会議で議論する内容をあらかじめ決めておくことで、話し合う項目や残り時間、そして会議の目的を意識して、議論を行うことができます。会議にアジェンダを設定する効果には以下が挙げられるでしょう。

  • 会議中のみんなの認識が揃う
  • やらなければいけないことを忘れない
  • 会議後のアクションが明確になる

以下記事では効率的に会議をするためのポイントや、アジェンダのテンプレートなどをご覧いただけます。ぜひ参考にしてみてください。

生産性の高い会議をデザインする!アジェンダの書き方と運用のコツ

意味のあるミーティングにしよう!効率的に進めるための8つのポイント

<3>マインドマップで思考を整理する

ブレインストーミングなどを用いてアイデアは発散されたけれど、どのように収束すればいいのか分からなくなる状況に陥ったことはありませんか?アイデアの発散はクリエイティブな発想にも繋がりますが、最終的な目的は出てきたアイデアをまとめて、プレゼンテーションやプロジェクトの企画に落とし込むことです。
この目的に向かって、出てきたアイデアを分類・集約する手法にマインドマップが挙げられます。
マインドマップは手書き以外にも、ツールを使って作成できます。プロジェクトメンバーが複数いる場合などはオンラインで共有できると便利なので、活用してみてはいかがでしょうか。こちらの記事では実際に複数のツールを使ってみたメリットや特徴をご紹介します。チームやプロジェクトの特性に最適なツールを見つけてみてください。

散らばった思考やアイデアを集約!整理して考える「マインドマップ」のすすめ

<4>働く環境を変える

集中したい仕事では、いつもと違う場所に切り替えることで作業効率が上がることもあります。リフレッシュしたいと感じたら、外に出てみるという選択肢も考えてみてはいかがでしょうか。

気分転換をしつつ、安定したネット環境と集中できる場所ならコワーキングスペースがおすすめです。多くのコワーキングスペースでは時間に応じた料金が設定されており、時間内であれば安心して仕事に集中することができます。
電源スペースやプリンターといった設備を完備しているコワーキングスペースもあるので、状況に合わせて選んでみてください。下記の記事では東京都内にある6つのコワーキングスペースをご紹介しています。

快適な環境で作業の効率もアップ!東京のおすすめコワーキングスペース6選

1人で行う作業ではなく、メンバーとの1on1などの場合はオフィスと雰囲気を変えてカフェに行くこともおすすめです。渋谷・原宿・代官山・六本木エリアのおすすめカフェは以下でまとめています!

渋谷付近でリモートワークをするなら!Wi-Fi付きカフェ7選

<5>いつもと違う休日を過ごしてみる

休日のインプットの種類を変えてみることで、平日の業務に活かせたりスピードが上がることも考えられます。より長期的な視点で仕事効率化を図るなら、異なるジャンルの知識や思想に触れてみることもおすすめです。

ビジネスの文脈で活かせるインプットであれば、レストランや映画館、ゲームなどの身近な体験を観察し、新規事業の価値を磨くためのインスピレーションを得るという考え方もできます。他にもデザイナー、エンジニアに聞いた休日の過ごし方を以下にてご紹介しているので、新しい発見を求めている方はぜひご覧ください。

休日で差が付く!仕事につながるおすすめの過ごし方

以下の記事では休日に読みやすい本をピックアップしました。エッセイやコラムのように読みやすい本ですが、長く愛され続けるプロダクトや優れた体験を提供するサービスを生んだ社長やデザイナーの考え方に触れることができます。
休日のインプットを豊かにすることで、日々の仕事に違ったり視点で取り組むことができるかもしれません。

成長したいビジネスパーソンのあなたへ。休日でも読みやすいおすすめ本

さいごに

今回は仕事を効率化し、時間を生むためにすぐできる5つの工夫をご紹介しました。
仕事をより効率的に行うだけでなく、以前とは違ったやり方や視点から取り組むことで新しい発見があるかもしれません。

お伝えした方法の全てを、最初からやるのではなく、まずはご自身の仕事や生活に取り入れやすいものから実践してみてはいかがでしょうか。

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Yukiko

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